Doe email in de ban! Slimmer werken door CRM ipv email in te zetten. Vertaling met SugarCRM

Van middel via doel tot het de gehele dag checken op nieuwe e-mailtjes. We zijn de hele dag – dezelfde – informatie tig keer aan het rondpompen. Hetzelfde document gaat met de nodige CC en BCC zomaar 10 keer of meer rond en iedereen slaat deze email weer op in zijn of haar persoonlijke email mapjes. Gemaakte (klant)afspraken per email zijn niet terug te vinden. Dit moet slimmer kunnen!

Herkenbaar? Lees snel verder: deze post gaat in op

  1. intern email verkeer
  2. klant / extern email verkeer
  3. vertaling met SugarCRM.

1) Intern email verkeer? Stop met intern email verkeer!

In navolging van enkele grote multinationals die volledig gestopt zijn met interne email, is ook mijn advies voor zowel klein zakelijke dienstverleners als MKB’ers: stop met intern email verkeer! Voer alle (klant)activiteiten met het CRM systeem:

  • Terugbelactie of een taak voor een collega? Maak in CRM bij de betreffende klant een telefoonactie of taak voor  de collega aan.
  • Specifiek voor reclamebureaus.Bij reclamebureaus gaat een ontwerp – c.q. certified PDF –  nogal wat keren heen en weer: studio <=> accountmanager <=> klant. Ook hier staat de email c.q. het ontwerp weer vaak in de privé mapjes van de betrokkenen. Hier zijn slimme oplossingen voor als de combinatie van SugarCRM met Lotus Live, zie vertaling met Sugar
  • Projecten. Projecten zijn vaak zaken die veel afstemming en dus emails vragen. Door projecten nu online te voeren in CRM en hier weer activiteiten aan te koppelen behouden we een centraal overzicht en inzicht

Resultaten van deze werkwijze

  •  Doordat terugbelacties en taken centraal in het CRM bij de klant staan dan:
    • Is de betreffende collega ziek? Dan kan een collega hier actie op ondernemen.
    • Belt de klant voor een status update, dan is gelijk te zien wat er speelt in plaats van “ik zoek het uit en kom er op terug”
  • Verbetering interne samenwerking door het online delen van informatie en gelijkertijd hiermee de kwaliteit van het klantproces verbeteren
  • Efficiency: rust en overzicht, centraal inzicht in alle (klant)activiteiten, geen tijd verspillen met het zoeken naar informatie!
  • Invulling geven aan CRM doelstellingen door klanten van de juiste informatie te voorzien.

Kortom, hier is nogal wat winst te behalen!

2) Extern email verkeer

Communicatie met de klant blijft vooralsnog voor een groot gedeelte via email verlopen. Vooralsnog, meer en meer ook via Social Media als voor services. Van cruciaal belang is om de email communicatie met klanten te archiveren in CRM. De, per email gemaakte, afspraken staan dan centraal in het CRM Dit in plaats van in een individuele email mapje. Is een collega ziek of buiten de deur, dan weten we te allen tijde wat er speelt c.q. welke acties er uitstaan en welke afspraken er gemaakt zijn.

We verkrijgen hiermee een centraal online klant-  en project- dossier met alle lopende als historische communicatie en activiteiten.

Met extern email verkeer is er daarnaast winst te behalen door:

  • offertes en voor reclamebureaus de certified PDF niet via email te versturen maar online te delen met een link naar het bestand. In geval SugarCRM met Lotus Live link, of met Dropbox.
  • service,, verkoop of marketing vragen (denk aan een info enail adres) geautomatiseerd omzetten in cases in CRM. Deze emails staan dan automatisch centraal in CRM (i.p.v. in iemands email) voor een snellere en betere opvolging.

3)Vertaling met SugarCRM

SugarCRM kent diverse mogelijkheden om emails te archiveren.

  • automatisch email archiveren. Vanaf versie 6.4 (Professional Edition en hoger) is het mogelijk om email geheel automatisch te archiveren.
  • Email  op werkplek niveau archiveren met een plug in.
    • Vanaf de Professional Edition voorziet Sugar in een standaard plug in voor MS Outlook.
    • Voor Google Apps en andere email systemen middels de  Obacus plug in voor Thunderbird.
  • email op server niveau archiveren. Hier zijn diverse geautomatiseerde oplossingen voor.
  • Service, verkoop of marketing vragen geautomatiseerd omzetten in cases (tickets.) Voorbeeld, vragen die via [email protected] binnenkomen worden door Sugar opgepikt en automatisch omgezet in cases (tickets.)
  • Reclamebureau. Lotus Live link: de studio beheert het ontwerp c.q. de PDF die online via de cloud staat.  Zowel de accountmanager als de klant kunnen – online – de PDF bekijken en deze van commentaar voorzien. Ook het doorspreken van van het commentaar kan al dan niet gezamenlijk online!

Wat zijn uw bevindingen? Heeft U vragen? Laat het ons weten!

Deel deze post

The Best CRM.
Passionate about delighted customers

Ik begeleid bedrijven met de transformatie naar klantgericht ondernemen. Dit doe ik door de Klant centraal te stellen in de bedrijfsvoering. In mijn visie is CRM / customer experience samenwerking met de klant als verbindend perspectief, ondersteund door de juiste (CRM) technologie. Het effect? Een flexibele organisatie met lagere kosten, betere resultaten én loyale en betrokken klanten.

,

Reageren is niet (meer) mogelijk.

Chat

Waar kan ik u mee helpen?